Retenciones en el régimen simple en Colombia: cuáles aplican y cuáles no

El Régimen Simple de Tributación (RST) es un mecanismo tributario diseñado para simplificar el cumplimiento fiscal de contribuyentes que reúnen ciertos requisitos de tamaño y actividad económica. Su efecto práctico más importante es consolidar varios impuestos en una sola obligación periódica, pero no elimina de forma automática todas las retenciones que pueden practicarse sobre los pagos que reciben los contribuyentes. Comprender qué retenciones se aplican y cuáles no exige distinguir la naturaleza del impuesto sustituido por el RST de aquellas obligaciones que permanecen vigentes y de las competencias de la DIAN frente a los entes territoriales.

Qué significa jurídicamente estar en el Régimen Simple

Estar inscrito en el RST implica que el contribuyente opta por tributar mediante una base y una tarifa única que integra, según aplique, impuestos nacionales (por ejemplo, impuesto sobre la renta y complementarios y otros gravámenes) y, en algunos casos, componentes que afectan obligaciones municipales. Desde el punto de vista legal, el RST sustituye determinadas obligaciones formales y materiales relacionadas con los impuestos consolidados, pero solo en la medida y con las excepciones que dispongan la normativa nacional y las ordenanzas municipales.

Por lo tanto, la pertenencia al RST no equivale a una "inmunidad" frente a todas las retenciones: ciertas retenciones que derivan de impuestos distintos a los sustituidos por el RST, o que obedecen a regímenes especiales (por ejemplo, retenciones laborales, de seguridad social o a no domiciliados), permanecen vigentes y deben cumplirse por los pagadores o agentes de retención.

Criterio general sobre la aplicación de retenciones

Regla práctica: identificar qué impuesto está siendo objecto de la retención. Si el impuesto retenido forma parte de los gravámenes que el RST reemplaza, en muchos casos no procede la retención sobre pagos a beneficiarios sujetos al RST. Si se trata de impuestos o aportes que no están integrados en el RST (por ejemplo, cargas laborales, aportes a seguridad social, retenciones por pagos al exterior o retenciones municipales según ordenanzas locales), el pagador puede seguir practicando la retención.

la normativa señala excepciones y criterios aplicables a casos concretos (pagos entre entidades del sector público, operaciones con no domiciliados, actividades excluidas del RST, etc.). En caso de duda, corresponde verificar la norma vigente, la consulta de la DIAN y la reglamentación municipal aplicable.

Principales retenciones y tratamiento habitual frente al RST

Cuándo puede haber confusión y por qué ocurren retenciones indebidas

Existen varios motivos por los que un pagador puede practicar una retención aun cuando el receptor está en el RST:

• Falta de verificación o desconocimiento del estatus del proveedor en el RUT o en las bases de la DIAN.
• Miedo del pagador a una eventual fiscalización por parte de la DIAN o de la administración municipal, que lo lleve a retener por cautela.
• Instrucciones internas del pagador o de su área de cumplimiento que todavía consideran el esquema del régimen ordinario.
• Pagos cuyo concepto no está cubierto por el RST (por ejemplo, pagos que no constituyan renta gravable incluida en el RST) y por tanto sí sujetos a retención.

Qué hacer si practican una retención que considera indebida

Pasos prácticos recomendados:

• Verificar el estatus en el Registro Único Tributario (RUT) y la información disponible en la DIAN para confirmar la permanencia en el RST y la fecha desde la cual aplica.
• Solicitar al pagador la corrección mediante comunicación escrita en la que se explique el fundamento por el que no corresponde la retención (con copia de la constancia de inscripción en RUT o el documento oficial que acredite la condición). Habitualmente el pagador puede pedir instrucciones internas o soporte jurídico antes de corregir.
• Si la retención ya se practicó: conservar los soportes (certificaciones de retención en la fuente, comprobantes de pago) porque esas retenciones pueden servir como crédito o para solicitar la devolución mediante los mecanismos previstos por la DIAN o la entidad municipal respectiva.
• Evaluar recursos administrativos: según el caso, puede procederse a petición de devolución o compensación ante la DIAN o la autoridad municipal correspondiente; la viabilidad depende de la naturaleza de la retención y de la existencia de norma expresa que la respalde.
• Asesoría técnica: cuando la cuantía o la complejidad del caso lo justifique, consultar con un contador público o abogado tributario para evaluar recursos y formular las solicitudes formales ante la autoridad competente.

Obligaciones formales y recomendaciones prácticas para autónomos

Acciones concretas para reducir riesgos:

• Mantener el RUT actualizado, consignando con claridad la opción por el RST y la fecha de inicio.
• Emitir documentación tributaria adecuada (factura o documento equivalente) indicando la naturaleza del servicio o venta y, cuando proceda, la condición frente al régimen. Evitar afirmaciones impropias que sustituyan una certificación oficial.
• Conservar pruebas de las retenciones que le practicaron: certificados de retención, extractos bancarios, facturas y contratos.
• Informar proactivamente a clientes clave sobre la condición en el RST y proporcionar las referencias para que verifiquen el estatus en el RUT o en los canales oficiales.
• Revisar la naturaleza de la actividad para confirmar que no está dentro de las exclusiones del RST; si la actividad resulta excluida, la aplicación de retenciones seguirá el régimen ordinario.

Diferencias prácticas entre el RST y el régimen ordinario para un autónomo

La comparación ayuda a entender el impacto sobre retenciones:

Supuestos frecuentes y ejemplos prácticos

Ejemplo 1: pago por prestación de servicios profesionales entre dos empresas privadas. Si el proveedor está en el RST y la actividad prestada está comprendida en el régimen, el pagador, en muchos casos, no practicará retención por renta. No obstante, si la operación genera IVA y el pagador es agente retenedor de IVA, éste podría practicar retención sobre el IVA trasladado.

Ejemplo 2: una persona natural en RST que presta servicios a una entidad pública. En determinados supuestos, la entidad pública está obligada a practicar retenciones en virtud de normas específicas; en ese caso la retención podría realizarse a pesar de la condición del beneficiario. Conviene verificar normas especiales aplicables a contratistas del sector público.

Aspectos a confirmar ante la autoridad tributaria y la administración local

• Estado de inscripción y vigencia en el RUT y en la base de la DIAN.
• Si el municipio donde se realiza la actividad publicó una ordenanza que modifique el tratamiento de ICA respecto al RST.
• Interpretaciones o circulares de la DIAN que aclaren casos específicos (por ejemplo, operaciones financieras, pagos a no domiciliados, o tratamiento de facturación electrónica para sujetos del RST).

Recomendación final de actuación

Verificar y documentar: confirmar el estatus en las fuentes oficiales, informar razonablemente a los pagadores y, ante una retención practicada en aparente contravención del régimen, solicitar la corrección y conservar los soportes para utilizar el mecanismo de devolución o compensación que proceda. Cuando la duda jurídica persista, acudir a asesoría técnica especializada para evaluar recursos y prevenir sanciones por parte del pagador o por desconocimiento de obligaciones locales.