Reclamación de facturas impagadas en España: pasos previos antes de acudir a juicio

Una factura impagada no se convierte automáticamente en una deuda judicialmente exigible por el simple hecho de haber sido emitida. En España, el acreedor debe poder demostrar que existió una relación contractual, que entregó el bien o prestó el servicio y que el importe reclamado venció sin que se produjera el pago. Antes de presentar una demanda conviene ordenar la documentación, comprobar que la deuda no ha prescrito y realizar una reclamación extrajudicial suficientemente acreditada.

Cuándo existe una deuda reclamable

La reclamación suele ser viable cuando concurren estas circunstancias:

• Existe un contrato, pedido, presupuesto aceptado o cualquier otro acuerdo que permita acreditar la relación entre las partes.
• El bien se entregó o el servicio se prestó, total o parcialmente.
• La cantidad está determinada o puede calcularse con facilidad.
• El plazo de pago ha vencido.
• El deudor es identificable y puede ser localizado a efectos de una reclamación.
• No existe una causa seria de oposición, como incumplimiento del acreedor, defectos relevantes, falta de entrega o una compensación pendiente.

La factura es un documento importante, pero normalmente no basta por sí sola para demostrar toda la deuda. Puede acreditar la cantidad reclamada y su origen declarado por el acreedor, pero es recomendable acompañarla de albaranes firmados, justificantes de entrega, partes de trabajo, contratos, correos electrónicos, mensajes, presupuestos aceptados o cualquier documento que confirme que la operación tuvo lugar.

Comprobar el vencimiento y la prescripción

Lo primero es revisar la fecha de vencimiento de cada factura. Si el contrato fija un plazo, ese será el punto de referencia. Si no existe un plazo claro, pueden aplicarse las reglas legales correspondientes al tipo de operación.

En operaciones entre empresas y autónomos resulta especialmente relevante la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Como regla general, si no se ha pactado otro plazo, el pago debe realizarse dentro de los plazos legalmente previstos, habitualmente 30 días desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio. Los plazos pactados entre empresas no suelen poder superar los 60 días naturales.

Cuando se trata de una operación con una Administración pública, existen reglas específicas sobre facturación, conformidad y pago. El cómputo puede depender de la recepción de la factura y de la aceptación de los bienes o servicios, por lo que conviene revisar el contrato público y la normativa aplicable.

En contratos con consumidores, el plazo de pago puede derivar del contrato, de la normativa sectorial o de las circunstancias concretas del servicio. No debe aplicarse automáticamente el régimen de morosidad de las operaciones entre empresas a una deuda de un consumidor.

La acción personal para reclamar una deuda contractual prescribe, con carácter general, a los cinco años, conforme al artículo 1964 del Código Civil, salvo que resulte aplicable un plazo especial. Hay sectores con reglas diferentes, como determinados transportes, seguros, suministros o relaciones profesionales. También pueden existir particularidades en deudas documentadas en títulos cambiarios.

La prescripción puede interrumpirse mediante una reclamación extrajudicial clara y acreditable, o mediante el ejercicio de la acción ante los tribunales, de acuerdo con el artículo 1973 del Código Civil. No es suficiente con enviar una comunicación informal si después no puede demostrarse su contenido, su fecha y su recepción.

Reunir y revisar la documentación

Antes de reclamar conviene preparar un expediente cronológico de la operación. La documentación debe permitir responder a cuatro preguntas: qué se contrató, quién lo contrató, cuándo se cumplió y cuánto quedó pendiente.

También es importante comprobar si se han producido pagos parciales, devoluciones, abonos, descuentos, compensaciones o reclamaciones sobre la calidad del producto o servicio. Reclamar una cantidad superior a la realmente pendiente puede debilitar la posición del acreedor y generar oposición.

Enviar una reclamación extrajudicial

La reclamación previa no siempre es un requisito obligatorio para acudir a los tribunales, pero suele ser aconsejable. Puede facilitar el cobro voluntario, demostrar la voluntad de solucionar el conflicto y dejar constancia de la interrupción de la prescripción.

La comunicación debería identificar con precisión:

• Al acreedor y al deudor.
• La relación contractual o el servicio prestado.
• El número, fecha e importe de cada factura.
• Los pagos realizados y el saldo pendiente.
• La fecha de vencimiento.
• El plazo concedido para pagar.
• La cuenta o medio habilitado para efectuar el pago.
• La advertencia de que, si no se paga, podrán ejercitarse las acciones legales correspondientes.

Es recomendable utilizar un medio que permita acreditar el envío, el contenido y la recepción. El burofax con certificación de contenido y acuse de recibo es una opción habitual, aunque también pueden servir otros sistemas fiables de comunicación electrónica si ofrecen garantías suficientes sobre esos extremos.

La carta no debe incluir amenazas, expresiones intimidatorias ni afirmaciones que puedan vulnerar el honor del deudor. Si existen varios obligados, la reclamación debe dirigirse a cada uno conforme a la responsabilidad que resulte del contrato o de la ley.

Intereses de demora y costes de cobro

En operaciones comerciales entre empresas o entre una empresa y una Administración, el acreedor puede tener derecho a reclamar intereses de demora conforme a la Ley 3/2004. Cuando no se ha pactado un tipo específico válido, se aplica el tipo legal de demora comercial publicado para el periodo correspondiente. Ese tipo se calcula tomando como referencia el tipo de interés del Banco Central Europeo y el margen legal previsto.

La misma normativa reconoce, con carácter general, una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro, además de una posible compensación por los costes de recuperación que superen esa cantidad, cuando proceda. Su aplicación debe analizarse según la naturaleza de la operación y la condición de las partes.

En deudas de consumidores, los intereses y gastos reclamables pueden ser distintos. Dependerán del contrato, de la legislación de consumidores, de la existencia de una cláusula válida y de que no se trate de un interés abusivo. No deben añadirse automáticamente recargos, penalizaciones o gastos de gestión que no tengan una base jurídica suficiente.

La reclamación debe separar claramente el principal, los intereses calculados hasta la fecha y cualquier coste adicional. Una liquidación confusa facilita que el deudor discuta la cantidad completa.

Intentar un acuerdo de pago

Si el deudor reconoce la factura pero no puede pagarla de inmediato, puede plantearse un acuerdo escrito. Debe indicar el importe total reconocido, el calendario de pagos, las fechas de vencimiento, el medio de pago y las consecuencias del incumplimiento.

También puede pactarse una quita, una espera o un fraccionamiento. Conviene especificar si los pagos parciales se imputarán primero a gastos, intereses o principal, y si el acuerdo sustituye a la deuda original o simplemente aplaza su exigibilidad.

El reconocimiento firmado puede tener valor probatorio, pero no elimina la necesidad de revisar la prescripción ni garantiza por sí solo que el deudor tenga bienes suficientes para pagar. Si se alcanza un acuerdo, deben conservarse tanto el documento firmado como los justificantes de cada abono.

Elegir la vía judicial adecuada

Cuando no se consigue el pago voluntario, una de las vías más utilizadas para reclamar facturas es el procedimiento monitorio. Permite reclamar deudas dinerarias líquidas, determinadas, vencidas y exigibles, siempre que se aporte una base documental que permita apreciar su existencia.

La petición inicial se presenta normalmente ante el juzgado de primera instancia que corresponda según las reglas de competencia territorial. En reclamaciones a consumidores existen reglas específicas de competencia que pueden obligar a acudir al juzgado del domicilio del consumidor. En otros casos, puede ser relevante el domicilio del deudor o el lugar previsto en el contrato, dentro de los límites legales.

En la petición monitoria deben identificarse las partes, explicarse el origen de la deuda, desglosarse el importe y aportarse los documentos disponibles. El juzgado requerirá al deudor para que pague o se oponga dentro del plazo legal, que actualmente es de 20 días desde el requerimiento.

La oposición puede basarse en que la factura ya fue pagada, que el servicio fue defectuoso, que el importe es incorrecto, que nunca se contrató la operación o que la deuda ha prescrito. Por eso no conviene presentar un monitorio sin revisar previamente las posibles objeciones del deudor.

Abogado y procurador en la reclamación

La petición inicial del monitorio puede presentarse sin abogado ni procurador, cualquiera que sea la cantidad reclamada. Sin embargo, si el deudor se opone y el asunto continúa por un juicio declarativo, la necesidad de contar con estos profesionales dependerá del tipo de procedimiento y de la cuantía, con las excepciones previstas legalmente.

En reclamaciones de cuantía reducida puede no ser obligatoria su intervención, pero eso no significa que la cuestión sea sencilla. La elección del procedimiento, la aportación de la prueba, el cálculo de intereses y la respuesta a una oposición pueden afectar decisivamente al resultado.

También deben valorarse las costas. La parte que vea rechazadas sus pretensiones puede asumir determinados gastos procesales, aunque su imposición depende del resultado, de la conducta de las partes, de la cuantía y de las reglas de cada procedimiento.

Facturas de consumidores y reclamaciones de empresas

La estrategia puede variar según quién sea el deudor:

• Empresa o autónomo: pueden resultar aplicables los intereses de demora comerciales y la compensación por costes de cobro, además de las reglas mercantiles y contractuales.
• Consumidor: deben respetarse las normas de protección de consumidores, la transparencia contractual y las reglas sobre cláusulas abusivas, intereses y competencia territorial.
• Administración pública: existen trámites específicos de facturación, registro, conformidad y reclamación de pago, y no siempre procede utilizar directamente el mismo cauce que frente a un particular.
• Varios deudores: es necesario comprobar si la responsabilidad es solidaria o mancomunada. No puede reclamarse el total indistintamente a todos si el contrato o la ley no establecen solidaridad.

Errores frecuentes antes de acudir a juicio

• Reclamar únicamente con una factura cuando no existe prueba de entrega o prestación.
• Enviar la reclamación a una dirección desactualizada o a una persona que no representa al deudor.
• Confundir la fecha de emisión con la fecha de vencimiento.
• Aplicar intereses comerciales a una relación con un consumidor sin base suficiente.
• Ignorar pagos parciales, abonos o reclamaciones sobre el servicio.
• Presentar la demanda contra una sociedad con una denominación o número de identificación incorrectos.
• Esperar hasta el último momento y permitir que transcurra el plazo de prescripción.
• Publicar datos del deudor o comunicar la deuda a terceros como medida de presión.

La inclusión de una persona en un fichero de información sobre solvencia patrimonial exige cumplir requisitos específicos, entre ellos que la deuda sea cierta, vencida y exigible, que no esté siendo discutida por el deudor por vías legales, que exista un requerimiento previo de pago y que se respete la normativa de protección de datos. No es una sustitución de la reclamación judicial ni una herramienta que pueda utilizarse automáticamente con cualquier factura controvertida.

Comprobaciones prácticas antes de presentar la reclamación

Antes de acudir al juzgado resulta útil verificar:

• Que el importe reclamado coincide con la contabilidad y con los documentos contractuales.
• Que la deuda está vencida y no sometida a una condición pendiente.
• Que se ha identificado correctamente al deudor y su domicilio.
• Que la reclamación extrajudicial puede probarse.
• Que se han calculado correctamente los intereses y se ha explicado su fundamento.
• Que no existe un procedimiento concursal, acuerdo de reestructuración o situación de insolvencia que modifique las posibilidades de cobro.
• Que la deuda no está prescrita y que las comunicaciones realizadas han interrumpido válidamente la prescripción cuando sea necesario.

Una sentencia favorable o un decreto que permita la ejecución no garantiza por sí mismo el cobro. La efectividad dependerá de que el deudor tenga bienes, ingresos o derechos embargables. Por ello, además de acreditar bien la deuda, conviene valorar la solvencia conocida del obligado y el coste razonable de iniciar y continuar la reclamación.