Quién paga la baja médica en España y desde qué día corresponde la prestación

En España, la baja médica por incapacidad temporal no se paga siempre de la misma manera. La persona trabajadora puede recibir el importe a través de la empresa, aunque la responsabilidad económica corresponda al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o a una mutua colaboradora con la Seguridad Social. También cambia el momento desde el que nace el derecho según la causa de la baja: enfermedad común, accidente no laboral, accidente de trabajo, enfermedad profesional o alguna de las situaciones especiales protegidas.

Qué se cobra durante una baja médica

La prestación por incapacidad temporal sustituye parcialmente los ingresos mientras la persona no puede trabajar y recibe asistencia sanitaria. No se trata, por regla general, de una prestación equivalente al salario completo. La cuantía se calcula aplicando un porcentaje sobre la base reguladora, que normalmente se obtiene a partir de la base de cotización del mes anterior al inicio de la baja.

El porcentaje legal puede mejorar mediante el convenio colectivo, el contrato de trabajo o determinados acuerdos de empresa. Por ese motivo, dos personas con la misma base de cotización pueden cobrar cantidades diferentes si pertenecen a sectores con complementos distintos.

Quién paga una baja por enfermedad común o accidente no laboral

Cuando la incapacidad temporal se debe a una enfermedad común o a un accidente ocurrido fuera del trabajo, se aplican normalmente estas reglas:

• Días 1 a 3: no existe, con carácter general, una prestación legal de la Seguridad Social.
• Días 4 a 15: la prestación corre a cargo de la empresa.
• Desde el día 16: la responsabilidad corresponde al INSS o a la mutua colaboradora, aunque lo habitual es que la empresa continúe abonando el importe en nómina mediante el sistema de pago delegado.

La ausencia de prestación legal durante los tres primeros días no significa necesariamente que la persona vaya a quedarse sin cobrar. Muchos convenios colectivos establecen que la empresa complemente esos días, total o parcialmente, o que abone determinadas cantidades desde el primer día. Hay que consultar el convenio aplicable y la regulación interna de la empresa.

Durante los días 4 a 20, el porcentaje ordinario es el 60 % de la base reguladora. Desde el día 21 se aplica el 75 %. El convenio puede elevar esos porcentajes, por ejemplo, hasta el salario habitual desde el comienzo de la baja o después de un determinado número de días.

Ejemplo de enfermedad común

Si una trabajadora inicia una baja por enfermedad común un lunes y la incapacidad dura diez días, los tres primeros días no generan por sí solos el subsidio legal de incapacidad temporal. Del cuarto al décimo día se aplica el 60 % de la base reguladora, salvo que el convenio colectivo establezca una mejora. La empresa suele reflejar el pago en la nómina.

Si la baja se prolonga más de veinte días, desde el día 21 se aplica el 75 % de la base reguladora, también con la posibilidad de que exista un complemento convencional.

Quién paga una baja por accidente de trabajo o enfermedad profesional

En los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, la prestación económica se genera desde el día siguiente al de la baja. El día en que se produce la baja, la empresa debe abonar el salario íntegro que corresponda a esa jornada.

Desde el día siguiente, la prestación legal es normalmente del 75 % de la base reguladora. La entidad responsable será el INSS o la mutua colaboradora que tenga concertada la cobertura de las contingencias profesionales de la empresa.

En la práctica, la persona trabajadora suele seguir cobrando mediante la nómina, porque la empresa adelanta el importe en régimen de pago delegado. Esto no significa necesariamente que la empresa soporte definitivamente el coste: la responsabilidad económica puede corresponder a la mutua o al INSS.

La calificación de una baja como accidente de trabajo o enfermedad profesional puede ser relevante tanto para determinar el primer día de cobro como para calcular la cuantía. Si existe discrepancia sobre el origen de la lesión, puede ser necesario solicitar una determinación de contingencia ante el INSS, especialmente cuando la mutua considera que se trata de una enfermedad común o de un accidente no laboral.

Requisitos para tener derecho a la prestación

En el régimen general, la persona trabajadora debe encontrarse afiliada y en alta, o en una situación asimilada al alta, cuando comienza la incapacidad temporal. debe existir un parte médico de baja emitido por el servicio público de salud o, cuando corresponda, por la mutua.

Para una enfermedad común se exige, como regla general, haber cotizado 180 días dentro de los cinco años anteriores al inicio de la baja. No se exige ese periodo mínimo cuando la incapacidad deriva de un accidente, sea laboral o no, o de una enfermedad profesional.

El requisito de cotización puede variar en algunas situaciones especiales protegidas por la legislación. También existen reglas propias para determinados regímenes de Seguridad Social y para algunos colectivos, por lo que no siempre es correcto trasladar automáticamente el régimen general a cualquier persona trabajadora.

Situaciones especiales con reglas diferentes

La legislación española contempla supuestos de incapacidad temporal que no siguen exactamente el esquema de los días 1 a 3, del día 4 al 20 y desde el día 21. Entre ellos se encuentran determinadas situaciones relacionadas con la salud menstrual, la interrupción del embarazo y la gestación avanzada.

Menstruación incapacitante secundaria

Cuando existe una menstruación incapacitante secundaria en los términos reconocidos legalmente, la prestación puede abonarse desde el primer día de la baja, sin aplicar el periodo de carencia ordinario exigido para la enfermedad común. La responsabilidad económica corresponde al INSS desde el inicio, aunque la forma de pago puede depender de la situación de la trabajadora y de la gestión administrativa aplicable.

Interrupción del embarazo

En los casos de incapacidad temporal derivados de la interrupción del embarazo, voluntaria o no, se aplican reglas específicas. El día de la baja mantiene un tratamiento diferenciado y, desde el día siguiente, la prestación se gestiona conforme a la protección especial prevista para este supuesto.

Incapacidad temporal desde la semana 39 de embarazo

La incapacidad temporal de la trabajadora embarazada desde el comienzo de la semana 39 también cuenta con una regulación propia. El nacimiento del derecho y los requisitos de cotización no se determinan exactamente igual que en una enfermedad común ordinaria.

Estas situaciones deben revisarse atendiendo a la causa concreta que figure en el parte y a la normativa vigente en el momento de la baja. La nómina puede mostrar importes distintos de los esperados si la empresa aplica por error el régimen general a una situación especial.

Cómo se calcula la base reguladora

En una persona trabajadora por cuenta ajena, la base reguladora suele calcularse tomando la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior y dividiéndola por el número de días correspondiente. Si el salario es mensual, normalmente se utiliza una división entre 30; si el salario se percibe por días, el cálculo puede utilizar el número real de días del mes anterior.

Para accidentes de trabajo y enfermedades profesionales se tienen en cuenta las bases de cotización por contingencias profesionales, con las particularidades previstas para conceptos variables, horas extraordinarias y otros elementos retributivos.

El resultado no tiene por qué coincidir con el salario neto habitual. Sobre la prestación pueden aplicarse cotizaciones y retenciones fiscales, y el convenio colectivo puede establecer complementos. Por eso conviene comparar:

• La base de cotización que aparece en la nómina anterior a la baja.
• El porcentaje aplicado por la empresa.
• Los días concretos de incapacidad temporal.
• El complemento previsto en el convenio colectivo.
• Las deducciones practicadas en la nómina.

Pago directo y pago delegado

La forma habitual de cobro para una persona asalariada es el pago delegado: la empresa incluye la prestación en la nómina, la abona a la persona trabajadora y posteriormente compensa ese importe en las cotizaciones, cuando proceda.

La responsabilidad de la prestación y la persona que efectúa materialmente el ingreso no siempre coinciden. Por ejemplo, desde el día 16 de una baja por enfermedad común la responsabilidad suele ser del INSS o de la mutua, pero la empresa puede seguir pagando mediante la nómina.

Puede existir pago directo por parte del INSS o de la mutua en determinadas situaciones, entre ellas la extinción de la relación laboral durante la baja, el incumplimiento empresarial del pago delegado, la insolvencia de la empresa o algunos supuestos específicos de trabajadores incluidos en regímenes distintos. El organismo competente puede exigir una solicitud y documentación acreditativa.

Si la empresa deja de pagar la nómina durante la baja, no basta con asumir que el INSS o la mutua ingresarán automáticamente el dinero. Es importante comprobar quién tiene la responsabilidad económica, si se ha presentado la documentación necesaria y si procede solicitar el pago directo.

Qué ocurre si termina el contrato mientras continúa la baja

La finalización del contrato no elimina automáticamente la incapacidad temporal. Si la persona sigue de baja, puede continuar percibiendo la prestación conforme a las reglas aplicables y, en determinados casos, pasar a cobrar directamente del INSS o de la mutua.

Los efectos posteriores dependen de si la baja deriva de contingencias comunes o profesionales y de la relación con la prestación por desempleo. En las contingencias comunes, el tiempo de incapacidad puede tener efectos sobre el periodo de desempleo que quedaría disponible, mientras que en las profesionales el tratamiento puede ser diferente. La empresa debe entregar la documentación laboral y la entidad responsable debe indicar el procedimiento de pago.

Una baja médica no equivale a vacaciones ni permite trabajar normalmente para otra empresa sin analizar las circunstancias. La persona debe respetar las indicaciones médicas y acudir a las revisiones o reconocimientos que correspondan.

Trabajadores autónomos

Los trabajadores autónomos también pueden tener derecho a la prestación por incapacidad temporal, pero el funcionamiento no es idéntico al de una persona asalariada. La cuantía se calcula sobre la base por la que cotizan y el pago suele realizarlo directamente la mutua colaboradora o la entidad gestora competente.

En una enfermedad común o un accidente no laboral, la prestación ordinaria comienza desde el cuarto día de la baja. En un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, comienza normalmente desde el día siguiente al de la baja. Los porcentajes legales generales son similares, aunque existen obligaciones específicas relacionadas con la cotización, la situación de alta y la documentación exigible.

El autónomo debe comunicar la situación y cumplir los trámites que correspondan ante la mutua o el INSS. La falta de presentación de una declaración o documento requerido puede retrasar el reconocimiento o el pago.

Problemas frecuentes con el cobro

La empresa paga menos de lo esperado

Puede deberse a que se han descontado los tres primeros días, se ha aplicado el 60 % en lugar del 75 % por encontrarse la baja antes del día 21, o no se ha incorporado un complemento previsto en el convenio. También puede existir una diferencia entre la base reguladora y el salario mensual que la persona esperaba cobrar.

La mutua rechaza el origen laboral

Cuando la mutua considera que la lesión es común, la baja puede tramitarse inicialmente como enfermedad común o accidente no laboral. La persona interesada puede pedir al INSS la determinación de la contingencia. Mientras se resuelve, pueden aplicarse provisionalmente las reglas económicas de la contingencia reconocida en ese momento.

No se recibe ninguna cantidad

Si no se cobra la prestación, hay que distinguir entre los primeros días sin subsidio legal, un retraso de la empresa, un problema de cotización, la falta de requisitos o la necesidad de solicitar el pago directo. Conviene conservar el parte de baja, las nóminas, el contrato, el convenio colectivo aplicable y cualquier comunicación de la empresa, del INSS o de la mutua.

Documentación y revisión de la nómina

Desde los cambios introducidos en la gestión de la incapacidad temporal, la información de los partes médicos se transmite principalmente por medios electrónicos entre los servicios sanitarios, el INSS y las empresas. La persona trabajadora no tiene que entregar necesariamente a la empresa una copia en papel del parte, aunque debe comunicar la ausencia y seguir las instrucciones que le indiquen.

Para comprobar si el pago es correcto, resulta útil revisar la fecha exacta de inicio de la baja, la contingencia reconocida, el número de días, la base reguladora, el porcentaje aplicado y el convenio colectivo. Si existe una discrepancia, puede solicitarse una explicación escrita a la empresa y consultar con la mutua o con el INSS según quién figure como entidad responsable.

Cuando el problema afecta a salarios o complementos que la empresa debía abonar, puede ser necesario reclamar las cantidades ante la jurisdicción social dentro de los plazos legalmente aplicables. Cuando se discute el reconocimiento de la prestación o el origen de la contingencia, normalmente debe utilizarse previamente la vía administrativa correspondiente.