Documentación necesaria para vender o comprar una vivienda en España

La compraventa de una vivienda en España exige reunir documentación sobre la identidad de las partes, la titularidad del inmueble, sus posibles cargas, la situación urbanística y determinados certificados administrativos o técnicos. Los documentos concretos pueden variar según la comunidad autónoma, el ayuntamiento, la naturaleza de la vivienda y si se trata de una vivienda nueva, usada, protegida, arrendada o hipotecada.

La operación suele formalizarse mediante contrato privado, escritura pública ante notario e inscripción en el Registro de la Propiedad. El contrato privado puede ser válido entre comprador y vendedor si contiene un consentimiento válido sobre la vivienda y el precio, pero la escritura pública ofrece mayor seguridad jurídica y es necesaria, en la práctica, para inscribir la adquisición y para constituir o formalizar una hipoteca.

Documentación que suele necesitar la parte vendedora

Documento que acredita la propiedad

El vendedor debe disponer de la escritura pública o título de propiedad de la vivienda. Puede tratarse de una compraventa anterior, una adjudicación por herencia, una donación, una sentencia, una extinción de condominio u otro título válido.

El notario y el comprador deben comprobar que quien vende es realmente el titular registral y que tiene capacidad suficiente para transmitir. Si existen varios propietarios, deben intervenir todos, salvo que alguno actúe mediante un poder válido. Cuando vende una sociedad, una persona incapacitada judicialmente, un menor, un heredero o alguien que actúa mediante representación, pueden ser necesarios documentos adicionales.

Si la vivienda procede de una herencia, normalmente será necesario que la sucesión esté documentada y, cuando corresponda, que la finca figure inscrita a nombre de los herederos. La documentación puede incluir el certificado de defunción, el certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad, el testamento o la declaración de herederos, la escritura de aceptación y adjudicación de herencia y la acreditación del pago o presentación de los impuestos sucesorios.

Nota simple registral

La nota simple del Registro de la Propiedad permite conocer quién aparece como titular, la descripción registral, la superficie, la cuota de participación y las cargas inscritas. También puede reflejar hipotecas, embargos, usufructos, servidumbres, prohibiciones de disponer o afecciones fiscales.

Conviene solicitarla antes de firmar arras o entregar una cantidad importante. La nota simple tiene finalidad informativa y no sustituye a una certificación registral, pero sirve para detectar discrepancias entre la realidad y el Registro. El comprador debe comprobar que la finca registral coincide con la vivienda que pretende adquirir, especialmente en cuanto a dirección, superficie, anexos, plaza de garaje y trastero.

Documento de identidad y situación familiar

El vendedor debe aportar DNI o documento identificativo válido. Las personas extranjeras suelen necesitar pasaporte y NIE para las actuaciones fiscales y notariales que correspondan.

El régimen económico matrimonial puede tener importancia. En determinados casos será necesario acreditar el matrimonio, el régimen de separación de bienes o gananciales y el consentimiento del cónyuge. También debe revisarse si la vivienda constituye la vivienda habitual de la familia, ya que pueden existir exigencias de consentimiento del otro cónyuge aunque la titularidad formal corresponda a una sola persona.

Certificado de la comunidad de propietarios

El vendedor debe aportar un certificado sobre el estado de las deudas con la comunidad de propietarios, emitido por quien ejerza la secretaría de la comunidad con el visto bueno de la presidencia, cuando proceda. La Ley de Propiedad Horizontal prevé que el certificado se emita en un plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud, sin perjuicio de la práctica de cada comunidad.

El comprador puede exonerar expresamente al vendedor de entregar ese certificado, pero no suele ser aconsejable hacerlo sin conocer las cantidades pendientes. La vivienda responde legalmente de determinadas deudas comunitarias del año en curso y de los periodos anteriores previstos en la Ley de Propiedad Horizontal, por lo que conviene verificar también si existen derramas aprobadas o gastos extraordinarios pendientes.

Recibo del IBI y referencia catastral

Es habitual aportar el último recibo del Impuesto sobre Bienes Inmuebles y la referencia catastral. El recibo permite comprobar la situación tributaria municipal y facilita la identificación del inmueble.

La información catastral y la registral no siempre coinciden. Pueden existir diferencias de superficie, uso, construcciones, titularidad o descripción. Estas discrepancias no implican automáticamente que la compraventa sea imposible, pero deben analizarse antes de firmar. Una ampliación no declarada, una vivienda que figura como local o una construcción que no aparece en el Registro puede exigir regularización urbanística, catastral o registral.

Certificado de eficiencia energética

En la venta de una vivienda, el propietario debe disponer del certificado de eficiencia energética y de la etiqueta energética en los términos establecidos por la normativa estatal. La regulación exige que la información energética se facilite al comprador y que el certificado se incorpore o se ponga a disposición en la documentación de la operación, con las excepciones legalmente previstas para determinados inmuebles.

La normativa energética y los procedimientos de registro pueden tener gestión autonómica. Por ese motivo, el vendedor debe comprobar los requisitos aplicables en la comunidad autónoma donde se ubique la vivienda.

Licencia de ocupación, habitabilidad y documentación técnica

La exigencia de cédula de habitabilidad, licencia de primera ocupación o documento equivalente depende principalmente de la comunidad autónoma y del ayuntamiento. Algunas autonomías exigen determinados documentos para vender, contratar suministros o escriturar; otras regulan la materia de forma diferente.

Puede ser necesario disponer de licencia de primera ocupación, declaración responsable, certificado de antigüedad, informe de inspección técnica del edificio o documentación sobre obras realizadas. En edificios antiguos o con reformas importantes conviene comprobar que las obras cuentan con licencia o que no existen expedientes de disciplina urbanística.

Documentación relacionada con hipotecas y cargas

Si la vivienda tiene una hipoteca, la venta puede realizarse con cancelación previa, con cancelación simultánea en el momento de la escritura o mediante subrogación del comprador si la entidad financiera y las partes lo acuerdan y se cumplen los requisitos legales.

Para cancelar una hipoteca no basta con pagar el saldo pendiente al banco. Habitualmente se necesita la escritura de cancelación, el consentimiento de la entidad acreedora y la inscripción de la cancelación en el Registro de la Propiedad. En la escritura de compraventa puede retenerse parte del precio para atender el saldo pendiente y los gastos necesarios, pero la forma concreta debe quedar claramente documentada.

También deben revisarse embargos, condiciones resolutorias, usufructos, servidumbres, arrendamientos inscritos y cualquier otra carga. La cancelación o aceptación de cada carga puede exigir trámites diferentes. No es suficiente con una declaración genérica del vendedor afirmando que la vivienda está libre de cargas.

Documentación si la vivienda está alquilada

Cuando la vivienda está arrendada, el comprador debe conocer el contrato de alquiler, sus prórrogas, la renta, la fianza, las garantías adicionales y la situación de los pagos. La venta no extingue necesariamente el arrendamiento. El adquirente puede quedar subrogado en la posición del arrendador en los términos previstos por la Ley de Arrendamientos Urbanos y por el propio contrato.

También debe comprobarse si el arrendatario tiene derechos de adquisición preferente, salvo que hayan sido válidamente excluidos o no resulten aplicables. La existencia de ocupantes, contratos verbales, cesiones de uso o posibles procedimientos judiciales debe comunicarse antes de la firma.

Documentación que debe revisar la parte compradora

El comprador debe presentar su documento de identidad y, si solicita financiación, la documentación económica que exija la entidad bancaria. Para la escritura suelen ser relevantes el estado civil, el régimen matrimonial, la residencia fiscal y la forma en que se adquirirá la vivienda.

Cuando compran varias personas, conviene fijar el porcentaje de participación de cada una y el origen de los fondos. Si interviene un representante, el poder debe ser suficiente y estar vigente. En operaciones con personas jurídicas se revisan la escritura de constitución, los poderes y la titularidad real cuando proceda.

Contrato de arras y contrato privado

Las arras no son obligatorias. Si las partes las pactan, deben identificar con precisión la vivienda, el precio total, la cantidad entregada, el plazo para escriturar, la distribución de gastos, la situación de las cargas y las consecuencias del incumplimiento.

Las arras pueden ser confirmatorias, penales o penitenciales. Las arras penitenciales del artículo 1454 del Código Civil permiten desistir en los términos pactados: el comprador puede perder la cantidad entregada y el vendedor puede tener que devolverla duplicada. Esa consecuencia no debe presumirse por utilizar la palabra “arras”; es importante que el contrato refleje claramente la voluntad de las partes.

Antes de firmar, conviene incorporar la referencia registral y catastral, la superficie, los anexos, el estado de ocupación, la existencia de cargas, la fecha prevista de escritura y el modo de pago. También debe regularse qué ocurre si el comprador depende de obtener una hipoteca, ya que la denegación de financiación no libera automáticamente de la obligación de comprar salvo que exista una condición pactada.

La escritura pública y la intervención notarial

La escritura pública se firma ante notario y recoge la identidad y capacidad de las partes, la descripción del inmueble, el título del vendedor, el precio, los medios de pago, las cargas y las manifestaciones necesarias para la transmisión.

El notario puede realizar comprobaciones registrales y fiscales, advertir sobre cargas o discrepancias y remitir información al Registro de la Propiedad. La escritura no corrige por sí sola una irregularidad urbanística, una deuda comunitaria o una diferencia de superficie; esas cuestiones deben resolverse o aceptarse expresamente con conocimiento de sus efectos.

El comprador puede solicitar la inscripción de su adquisición en el Registro de la Propiedad. La inscripción no suele ser constitutiva de la compraventa ordinaria entre las partes, pero proporciona protección frente a terceros y facilita la acreditación de la titularidad. En las hipotecas, la escritura pública y la inscripción tienen una importancia específica para la constitución de la garantía.

Impuestos y gastos que deben preverse

La tributación depende de si se trata de una vivienda nueva o usada, de la condición del vendedor y de la comunidad autónoma. En términos generales, la primera entrega de una vivienda nueva por el promotor suele tributar por IVA y por el impuesto de actos jurídicos documentados, mientras que la vivienda usada suele quedar sujeta al impuesto sobre transmisiones patrimoniales. Los tipos, bonificaciones y requisitos son competencia autonómica y pueden cambiar según el valor, la edad, la discapacidad, la familia numerosa, la vivienda habitual u otras circunstancias.

El vendedor puede tener que pagar el Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana, conocido como plusvalía municipal, cuando se transmite un terreno urbano y se cumplen los presupuestos legales. La gestión corresponde al ayuntamiento, por lo que el procedimiento y la documentación deben comprobarse en el municipio correspondiente.

La ganancia o pérdida patrimonial del vendedor puede tener efectos en el IRPF. Si el vendedor no es residente fiscal en España, el comprador suele estar obligado a practicar la retención legal prevista sobre el precio y a ingresarla ante la Administración tributaria, salvo que resulte aplicable una excepción o regularización específica.

Entre los gastos pueden encontrarse los de notaría, Registro de la Propiedad, gestoría, cancelación de hipoteca, certificados, asesoramiento, impuestos y honorarios de intermediación. La distribución no debe dejarse a una fórmula ambigua: debe revisarse el contrato y la normativa aplicable, especialmente en relación con los gastos de otorgamiento de la escritura, copias, inscripción y cancelación de cargas.

Casos que requieren comprobaciones adicionales

• Vivienda protegida: puede estar sujeta a precio máximo, autorización administrativa, requisitos del comprador, limitaciones de transmisión y derechos de tanteo o retracto. El régimen concreto depende de la promoción y de la normativa autonómica aplicable.
• Vivienda en construcción: deben revisarse la licencia de obras, el proyecto, el seguro o garantía de las cantidades anticipadas cuando proceda, los plazos de entrega y las condiciones de resolución.
• Inmueble adquirido por herencia: hay que comprobar la aceptación y adjudicación hereditaria, la inscripción registral y la situación de los impuestos sucesorios.
• Plaza de garaje o trastero: deben identificarse sus fincas registrales, cuotas, cargas y régimen de vinculación con la vivienda. No siempre forman una única finca.
• Vivienda con obras o ampliaciones: conviene verificar licencias, antigüedad, legalización, declaración registral y correspondencia con Catastro.
• Comprador extranjero o no residente: pueden ser necesarios NIE, acreditación del origen de los fondos, traducción o interpretación y documentación sobre representación y fiscalidad.
• Compra mediante hipoteca: la entidad debe entregar la información precontractual y la documentación exigida por la normativa de crédito inmobiliario dentro de los plazos aplicables, que deben cumplirse antes de la autorización de la escritura hipotecaria.

La entrega de documentación incompleta no impide siempre firmar, pero aumenta el riesgo de asumir deudas, cargas o problemas urbanísticos que no resulten evidentes. Cuando existe una discrepancia registral, una herencia pendiente, una vivienda protegida, una hipoteca, un arrendamiento o una obra no declarada, resulta prudente resolverla antes de entregar dinero o establecer por escrito quién asume sus consecuencias.