Deuda discutida o reclamada en España: cuándo no debe dar lugar a inclusión en un fichero de morosos

La inclusión en un fichero de información crediticia por una deuda discutida no es automáticamente válida. En España, la comunicación de datos sobre impagos está sometida a requisitos específicos de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, además del Reglamento General de Protección de Datos y de la doctrina de los tribunales.

La finalidad de estos ficheros es permitir que las entidades consulten información sobre la solvencia de una persona. No pueden utilizarse, sin embargo, como mecanismo de presión para cobrar cualquier cantidad controvertida. Cuando el afectado niega razonadamente la existencia de la deuda, su importe o la obligación de pagarla, puede faltar uno de los requisitos necesarios para tratar sus datos.

Qué se entiende por deuda discutida

Una deuda está discutida cuando el supuesto deudor ha cuestionado de forma concreta su existencia, exigibilidad, importe o legitimidad. No basta siempre con manifestar que no se está de acuerdo. La controversia debe presentar una base identificable y, en determinados casos, haberse formalizado mediante una reclamación ante el órgano o procedimiento correspondiente.

Son ejemplos habituales:

• Una factura por servicios que nunca fueron contratados o recibidos.
• Una cantidad calculada de forma incorrecta, con intereses, comisiones o penalizaciones que se consideran improcedentes.
• Una deuda derivada de un contrato cuya validez se impugna.
• Un préstamo, crédito o suministro respecto del que se ha denunciado un posible fraude o suplantación de identidad.
• Una reclamación vinculada a servicios defectuosos, incumplimientos contractuales o productos no entregados.
• Una deuda ya pagada, compensada, condonada o cuya reclamación se dirige contra una persona que no es la obligada.

La mera falta de liquidez, el retraso en el pago o la intención de negociar una quita no convierten por sí solos una deuda en controvertida. Tampoco impide necesariamente la inclusión una simple conversación telefónica sin contenido acreditable. La valoración depende de la naturaleza de la oposición y de la prueba disponible.

Requisitos generales para incluir una deuda

El artículo 20 de la Ley Orgánica 3/2018 establece las condiciones específicas aplicables a los sistemas de información crediticia. En términos prácticos, la deuda comunicada debe reunir varias características:

La deuda debe estar suficientemente determinada. No resulta compatible con estos requisitos incluir una cantidad global que no permita conocer qué contrato la origina, qué facturas se reclaman, cuál es el importe principal o qué conceptos adicionales se han añadido.

Cuándo la reclamación impide o cuestiona la inclusión

La normativa contempla que no se incorporen datos cuando la existencia o cuantía de la deuda haya sido objeto de una reclamación administrativa o judicial por el deudor, o cuando se haya acudido a un procedimiento alternativo de solución de controversias que sea vinculante. También puede ser relevante la reclamación formulada ante un órgano competente conforme a la regulación aplicable al sector.

Por ejemplo, puede adquirir especial importancia una reclamación presentada ante un organismo regulador, una autoridad de consumo o un mecanismo sectorial de resolución de conflictos cuando ese cauce sea competente para examinar la controversia. No cualquier escrito dirigido a una institución pública produce automáticamente el mismo efecto: debe tratarse de un órgano con atribuciones sobre la materia y de una reclamación relacionada con la existencia o cuantía de la deuda.

Una demanda judicial en la que se discuta el contrato, la factura o el importe reclamado puede tener consecuencias relevantes para la licitud de la inclusión. También puede ser determinante la oposición formal en un procedimiento judicial de reclamación de cantidad, según el contenido de las actuaciones y el momento en que se hayan producido.

La controversia debe ser real y no una actuación meramente estratégica. Una reclamación genérica, carente de explicación o presentada después de que la deuda haya sido correctamente incorporada no siempre obliga a retirar los datos. La entidad responsable debe examinar la situación, pero no está obligada a resolver como un tribunal una compleja disputa contractual.

Diferencia entre una deuda discutida y una deuda prescrita

Son cuestiones distintas. Una deuda discutida es aquella cuya existencia o importe se niega o se somete a revisión. Una deuda prescrita es aquella respecto de la que puede haber transcurrido el plazo para reclamar judicialmente, teniendo en cuenta la naturaleza de la obligación y los actos que puedan haber interrumpido la prescripción.

La prescripción civil no se aplica de manera idéntica a todas las deudas. El plazo puede depender del contrato, de la normativa especial y de si se produjo un reconocimiento de la deuda, un pago parcial o una reclamación judicial que interrumpiera el cómputo. Por ello, no conviene afirmar que una deuda es prescrita únicamente porque sea antigua.

En cualquier caso, el fichero debe respetar el límite máximo de conservación previsto legalmente. Con carácter general, los datos no deben mantenerse más de cinco años desde la fecha de vencimiento de la obligación dineraria, financiera o de crédito, sin perjuicio de que el análisis del cómputo pueda requerir revisar la documentación concreta.

La importancia del requerimiento de pago

Antes de la inclusión suele ser necesario que el acreedor haya reclamado el pago y haya informado sobre la posibilidad de comunicar los datos a sistemas de información crediticia. Esa advertencia puede aparecer en el contrato o en el requerimiento de pago, siempre que resulte suficientemente clara.

El requerimiento debe permitir identificar la deuda y ofrecer una posibilidad razonable de conocer qué se reclama. Una comunicación enviada a una dirección desactualizada, a una persona distinta o sin datos mínimos sobre el origen de la cantidad puede generar problemas de prueba.

No es imprescindible que el destinatario acepte el contenido de la comunicación. Lo relevante es que el acreedor pueda acreditar que actuó correctamente y que el afectado tuvo una oportunidad efectiva de conocer la reclamación y oponerse a ella.

Qué ocurre cuando la deuda se paga

El pago elimina la base para mantener una anotación que informa de un impago actual. El acreedor debe comunicar la actualización y el responsable del fichero debe suprimir o modificar los datos conforme corresponda. No es legítimo mantener indefinidamente una inscripción para reflejar que en el pasado existió una deuda ya satisfecha.

Puede ser necesario conservar determinados datos durante un tiempo limitado para atender responsabilidades legales, pero esa conservación no equivale a mantener activa una información negativa de solvencia. La persona afectada debe guardar el justificante de pago y solicitar la actualización de los datos a las entidades implicadas.

Qué hacer si la inclusión se refiere a una deuda discutida

1. Reunir la documentación

Conviene recopilar el contrato, facturas, extractos bancarios, justificantes de pago, comunicaciones, condiciones aplicables y cualquier documento que explique por qué la deuda no existe, no es exigible o tiene un importe distinto. También deben conservarse las pruebas de haber presentado reclamaciones y de la fecha en que se hicieron.

2. Reclamar al acreedor

La oposición debe dirigirse al acreedor o a la entidad que haya comunicado los datos. Es recomendable exponer de forma ordenada:

• Qué deuda se rechaza y por qué.
• Qué cantidad se considera incorrecta, si la controversia es parcial.
• Qué documentos respaldan la posición del afectado.
• Qué reclamación administrativa, judicial o extrajudicial vinculante se ha presentado, si existe.
• La solicitud de retirada de la comunicación o de rectificación de los datos.

Cuando solo se discute una parte de la cantidad, debe explicarse con precisión qué importe podría estar pendiente y cuál es el que se considera improcedente. La reclamación de la totalidad cuando existe una parte reconocida puede debilitar la claridad de la oposición.

3. Ejercer los derechos ante el responsable del fichero

La persona incluida puede solicitar el acceso a los datos y conocer, entre otros extremos, quién comunicó la información, qué importe aparece, cuándo se produjo la inclusión y cuál es el origen de la deuda. También puede ejercer los derechos de rectificación, supresión, oposición y limitación del tratamiento cuando concurran sus requisitos.

La solicitud debe identificar suficientemente al interesado y concretar los datos que se impugnan. El responsable puede pedir información adicional para verificar la identidad. La respuesta debe producirse, con carácter general, en el plazo de un mes conforme al Reglamento General de Protección de Datos, aunque ese plazo puede ampliarse en determinados supuestos complejos, informando de la ampliación.

Si los datos son inexactos o el tratamiento no es lícito, procede solicitar la supresión o rectificación. Cuando existe una controversia pendiente que no puede resolverse de inmediato, puede solicitarse la limitación del tratamiento, de modo que los datos no se utilicen para valorar la solvencia mientras se examina la reclamación, si concurren las condiciones legales.

Prueba de la inclusión y de la deuda

El acreedor y el responsable del fichero deben poder acreditar que se cumplieron los requisitos legales. No basta con afirmar que existía una factura. Deben poder justificar, según el caso, el origen de la obligación, su vencimiento, el impago, el importe, el requerimiento efectuado y la información facilitada al afectado.

La persona afectada puede solicitar una copia o confirmación de la información que figure en el sistema. Es importante conservar la respuesta, porque permite comprobar si la deuda está duplicada, si aparece con un importe distinto del reclamado o si se ha incluido a una persona que no contrató el servicio.

Problemas frecuentes

• Inclusión por una deuda ya abonada: puede deberse a una falta de actualización entre el acreedor y el fichero.
• Importe inflado: se incorporan intereses, gastos o penalizaciones que no están claramente justificadas.
• Identidad incorrecta: se atribuye el impago a un antiguo titular, avalista, cotitular o persona víctima de suplantación.
• Falta de aviso: no se acredita que el contrato o el requerimiento informaran sobre la posible inclusión.
• Deuda sometida a reclamación: se mantiene la anotación pese a existir un procedimiento formal sobre su existencia o cuantía.
• Datos desactualizados: continúa figurando una deuda después de su cancelación o de haber transcurrido el periodo máximo legal.
• Reclamación de una empresa de recobro: la cesión o gestión por un tercero no elimina la obligación de cumplir las exigencias de protección de datos.

Reclamación ante la autoridad de protección de datos y vía judicial

Si el fichero o el acreedor no rectifican la información, puede valorarse presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, especialmente cuando existan indicios de incumplimiento de la normativa sobre tratamiento de datos. La autoridad puede analizar la licitud del tratamiento e imponer, cuando proceda, las medidas previstas legalmente.

La actuación administrativa no sustituye necesariamente a una reclamación de daños. Una inclusión indebida puede afectar al derecho al honor cuando la información es inexacta, no está justificada o se mantiene sin base legal. En esos casos, los tribunales pueden examinar una eventual indemnización por daños patrimoniales y morales, atendiendo a la duración de la inclusión, la difusión de los datos, las consultas realizadas y las consecuencias acreditadas.

La existencia de una reclamación judicial no garantiza por sí sola una indemnización ni determina automáticamente que toda deuda sea inexistente. Será necesario demostrar el incumplimiento y la afectación producida. También debe distinguirse entre la reclamación de la deuda por el acreedor y la impugnación de la utilización de los datos personales en el fichero.

Documentos que suelen resultar útiles

• Contrato y condiciones generales aplicables.
• Facturas o liquidaciones que originaron la anotación.
• Justificantes de pago o de devolución de recibos.
• Reclamaciones presentadas y respuestas recibidas.
• Resoluciones administrativas, actas de mediación o documentos judiciales.
• Comunicación de inclusión en el fichero.
• Respuesta del responsable a la solicitud de acceso, rectificación o supresión.
• Pruebas de perjuicios concretos, como la denegación de financiación, si se pretende reclamar una indemnización.

La valoración debe hacerse sobre la documentación y sobre las fechas exactas de contratación, vencimiento, requerimiento, reclamación, inclusión, pago y solicitud de retirada. Una discrepancia sobre la deuda no produce siempre la exclusión automática, pero una inclusión basada en una deuda incierta, no exigible, reclamada formalmente o ya satisfecha puede ser contraria a la normativa española.